Tra la fine del 2021 e l’inizio del 2022 inizierà ad essere operativo un sistema integrato di gestione delle informazioni basato sul web denominato SEDIA (Single Electronic Data Interchange Area) F&T Portal a cui la Commissione Europea sta lavorando da diversi anni.
OPSYS (“Operational System”), è il nuovo sistema informativo che sarà utilizzato dalla Commissione Europea per tutti i programmi della famiglia RELEX. Questo ecosistema informativo segna un cambiamento importante a livello operativo oltre che culturale nel modo in cui funzionano e funzioneranno in futuro gli aiuti dell’Unione.
Il portale, infatti, dovrebbe favorire una modalità di erogazione dei fondi che permette agli operatori del settore una pianificazione, gestione e follow-up più efficienti delle azioni che vengono implementate grazie agli aiuti della UE.
Di fatto si tratta di uno sportello unico che racchiude tutto il portafoglio di azioni (progetti, programmi) e tutte le fasi del ciclo di progetto, dalla programmazione, alla valutazione all’audit. OPSYS integrerà piattaforme già in utilizzo, tra cui CRIS (Sistema Informativo Comune per le Relazioni Esterne), ROM (Modulo di monitoraggio orientato ai risultati), EVAL (Modulo di valutazione), E-Procurement.
L’ecosistema si interfaccia inoltre con: ABAC (Sistema di Contabilità per Competenza), ARES (Sistema Anagrafico Avanzato), EAMR (Rapporto Gestione Assistenza Esterna).
Queste novità riguardano sia i contraenti che hanno un contratto in corso sia coloro che non hanno ancora un contratto con la Commissione. In entrambe i casi viene assegnato un Codice Identificativo Partecipante (PIC) di 9 cifre che sarà l’identificatore univoco della propria organizzazione nel portale.
Le organizzazioni che hanno già un contratto in corso devono comunicare alla Commissione il PIC Management Team nome, cognome e indirizzo e-mail personale del Contatto Coordinatore Principale (PCoCo) per ciascuno dei contratti/progetti/interventi al Management Team INTPA PIC.
I pilastri di questo nuovo Sistema Operativo sono:
CENTRALITÀ DELL’UTENTE: area di lavoro dell’utente, proprietà e ricezione di notifiche sulle attività, rappresentazione visiva dei progressi;
MIGLIORE TRASPARENZA: accesso diretto a tutte le applicazioni; MIGLIORE PRODUTTIVITÀ: generazione automatica di documentazione/contratti, firma digitale, risoluzione dei problemi più veloce; MIGLIORE COLLABORAZIONE con partner interni ed esterni, massimizza il contributo IP, gli utenti esterni accedono al sistema; FOCUS SUI RISULTATI: focus strategico su risultati e performance, miglioramento di processo decisionale e monitoraggio.
L’ecosistema OPSYS è conforme a “EU for Results” ed è studiato per essere coerente con il monitoraggio e follow up della performance delle politiche e del bilancio dell’UE. Comprenderà quindi: un Piano di gestione delle spese; il Quadro dei Risultati; La Gestione delle prestazioni dei progetti/programmi per raccogliere e monitorare i relativi indicatori chiave di prestazione (KPI).
OPSYS riguarda i soggetti seguenti: Appaltatore di un Contratto di Servizi, Lavori o Forniture; Beneficiario di un Contratto di Sovvenzione (grant); Contraente di un accordo di contributo; Framework Contractor; INTPA, NEAR o FPI.
Si accede all’ecosistema OPSYS tramite il Funding & Tender Opportunities Portal, l’unico punto di accesso per tutti i partner.
Ogni organizzazione è chiamata a individuare le risorse umane che ricopriranno diversi ruoli nell’utilizzo della piattaforma e che quindi avranno diverse funzioni abilitate.
A livello di organizzazione:
- LEAR: Il Legal Entity Appointed Representative è una persona indicata dalla organizzazione che viene validata dalla Commissione durante il processo di convalida della sua organizzazione attraverso la presentazione di alcune dichiarazioni di delega del legale rappresentante.
- Account Administrator: il LEAR può delegare compiti a uno o più Account Administrator. Sebbene il LEAR mantenga la piena responsabilità, gli amministratori dell’account possono svolgere compiti per il loro LEAR. Un’organizzazione può avere un numero illimitato di amministratori di account.
- LSIGN (Firmatario legale) devono essere nominati per un’organizzazione dal LEAR o da un amministratore dell’account. Successivamente, possono essere assegnati a un particolare progetto da un coordinatore o da un contatto del partecipante. Un’organizzazione può avere un numero illimitato di LSIGN.
- FSIGN (Firmatario Finanziario) devono essere nominati per un’organizzazione dal LEAR o da un Account Administrator. Successivamente, possono essere assegnati a un particolare progetto da un coordinatore o da un contatto del partecipante. Un’organizzazione può avere un numero illimitato di FSIGN.
A livello del singolo progetto/programma:
- PCoCo: il referente di una specifica proposta nella fase di presentazione che sarà automaticamente riconosciuto dalla Commissione come Referente Coordinatore Principale;
- PaCo: i contatti principali (Main Contacts) delle organizzazioni partecipanti identificate durante la presentazione della proposta diventeranno i contatti dei partecipanti (Participant Contacts) nella fase di preparazione di un contratto;
- LEAR: il Legal Entity Appointed Representative è una persona indicata dalla organizzazione che viene validata dalla Commissione durante il processo di convalida della sua organizzazione attraverso la presentazione di alcune dichiarazioni di delega del legale rappresentante;
- PLSIGN (Firmatario legale del progetto) è la persona che ha il diritto di firmare accordi di sovvenzione e modifiche per conto dell’organizzazione. Un’organizzazione può avere uno o più LSIGN per progetto;
- PFSIGN (Firmatario Finanziario del Progetto) è la persona che ha il diritto di firmare i bilanci/rendiconti (Moduli C) per le sovvenzioni per conto dell’organizzazione gestita attraverso il sistema di scambio elettronico. Un’organizzazione può avere un numero illimitato di FSIGN per progetto.
Una persona (= 1 account EU Login) può ricoprire contemporaneamente tutti i ruoli. I partner esterni definiscono i ruoli. Non vi è alcun intervento della Commissione nella definizione dei ruoli ad eccezione del LEAR e del Referente del Coordinatore Primario.
I moduli disponibili attualmente nell’Ecosistema OPSYS sono:
Gestione dei risultati: Strumento centrale della metodologia PPCM e attualmente in fase di revisione. Non serve il Codice Identificativo del Partecipante (PIC): il responsabile operativo della Comunità Europea concede l’accesso al Lead Implementing Partner (LIP – partner esterno) via e-mail;
Gestione dei contratti: Per contratti specifici nell’ambito di un contratto, ad esempio SIEA 2018, AUDIT 2018, PSF 2019 (FPI), EVA 2020, EVENTS 2020. PIC necessario: i Framework Contractors hanno registrato i loro profili nel portale F&T. Hanno ottenuto un PIC ufficiale e identificato un PCoCo.
